Fabian Stöffler im Interview: Digitalisierung als Herausforderung und Chance im Personalmanagement

Ich war lange im Konzernumfeld der Bahn unterwegs, habe strategisch gearbeitet und viele verschiedene Projekte verantwortet, aber irgendwann war mir klar: Ich will selbst gestalten, nicht nur Konzepte schreiben – und das mit einer klaren Vision und schneller Entscheidungsfähigkeit. Die Idee zu WILSON entstand dabei direkt aus der Praxis, denn Personaleinsatzplanung im Bahnumfeld war zu oft analog, unflexibel und ineffizient. Da lag es auf der Hand, ein modernes, digitales Tool zu entwickeln, das praxisnah solche echten Herausforderungen löst. Mit WILSON ist uns das gelungen.

Wie groß ist Ihr Team und planen Sie, noch weiter zu wachsen?

Aktuell besteht unser Team aus rund 40 engagierten Köpfen. Wir sind breit aufgestellt: von ehemaligen Lokführer/-innen, Dispositionsexpert/-innen über Softwareentwickler/-innen bis hin zu UX-Designer/-innen. Unser Ziel ist ein gesundes, nachhaltiges Wachstum von Menlo79. Mit der erfolgreichen Finanzierungsrunde Anfang dieses Jahres haben wir jetzt zusätzlichen Spielraum, um unsere Marktpräsenz auszubauen und gezielt weiter zu wachsen.

Wie erleben Sie aktuell das Thema Fachkräftemangel in Deutschland? Daran anknüpfend: Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für die Transport- und Logistikbranche?

Der Fachkräftemangel ist überall spürbar, besonders in systemrelevanten Bereichen wie dem Bahnumfeld oder der Logistikbranche. Es fehlt an Nachwuchs und zugleich an modernen Arbeitsbedingungen. Außerdem fehlt es auch an flexiblen Strukturen, um die vorhandenen Ressourcen effizient zu nutzen und mit weniger Personal mehr erreichen zu können. Viele Unternehmen arbeiten leider noch in alten, starren Prozesswelten, die Nachwuchskräfte eher abschrecken. Da werden Schichtpläne teilweise sogar noch per Hand geschrieben.

Gleichzeitig steigen in den Unternehmen die Anforderungen an Planung, Mitarbeiterverfügbarkeit und Arbeitsqualität. Diese Lücke zu schließen, ist eine der zentralen Herausforderungen unserer Zeit. Wir wissen: Wer heute noch mit veralteten Planungsmethoden arbeitet, verliert im Zweifel Zeit, Geld und die Geduld seiner Mitarbeitenden. Und ohne smarte Planungstools lassen sich viele Unternehmen schlicht nicht mehr wirtschaftlich führen.

Welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung etwa in der Personaleinsatzplanung, um die genannten Herausforderungen auf lange Sicht zu bewältigen?

Digitale Lösungen schaffen Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit. Wer moderne Tools nutzt, kann mit wenig Personal mehr erreichen, weil Abläufe effizienter organisiert sind und flexibler auf kurzfristige Änderungen eingegangen werden kann. Vor allem die KI-gestützte Personaleinsatzplanung ermöglicht eine Dynamik, die auf Echtzeitdaten basiert – das ist ein echter Produktivitätstreiber und entlastet Disponenten und operative Teams. Das betrifft übrigens nicht nur die Einsatzplanung, sondern auch die Lohn- und Leistungsabrechnung, das Qualifikationsmanagement und die Kommunikation mit den Mitarbeiter/-innen: Digitalisierung wird hier zu einem echten Wettbewerbsvorteil für Unternehmen.

Unser Team bringt mehr als 35 Jahre operative und strategische Erfahrung aus der Bahnbranche mit. Einige Kolleginnen und Kollegen sind selbst Lokomotiven gefahren, andere haben Disposition gemacht oder Wartungsprozesse entwickelt. Wir wissen deshalb, wie komplex der Alltag in der Personaleinsatzplanung ist und haben in der Entwicklung von WILSON genau dort angesetzt. Daraus ist eine Software entstanden, die echte Probleme löst – nicht nur theoretisch, sondern im Arbeitsalltag. Diese Nähe zur Praxis prägt WILSON bis heute und macht die Software so wirksam.

Welchen Stellenwert nimmt Künstliche Intelligenz im Personalmanagement ein – und wie lässt sich die Technologie beispielsweise in der Schichtplanung sinnvoll nutzen?

KI hilft dabei, Personaleinsätze schneller und besser zu planen. Gerade bei komplexen Schichtsystemen, in denen individuelle betriebliche Anforderungen und Mitarbeiter-Qualifikationen berücksichtigt werden müssen, liefert KI Vorschläge, erkennt Muster und unterstützt die Personaleinsatzplanung in Echtzeit. Das ersetzt nicht den Menschen, aber es entlastet ihn spürbar und schafft Planungssicherheit, gerade auch in Ausnahmesituationen oder bei kurzfristigen Änderungen.

In WILSON setzen wir KI dort ein, wo sie echten Mehrwert bringt: etwa bei der Mitarbeitersuche für offene Schichten, bei der automatischen Schichtverteilung und bei der Erstellung von Personaleinsatzplänen. Die KI in WILSON kann zum Beispiel aus einer Texteingabe, einer Sprachaufnahme oder einem Foto selbstständig eine komplette Schicht erzeugen – inklusive Zeiten, Aktivitäten und Einsatzorten. Gerade in komplexen Planungssituationen liefert KI schnellere und oft auch bessere Ergebnisse als eine manuelle Planung.

Wir begleiten unsere Kunden eng vom ersten Gespräch über die Analyse und das Onboarding bis in den Betrieb. Dabei sind wir oft auch vor Ort, um unsere Kunden bei der Implementierung von WILSON im Arbeitsalltag zu unterstützen. Unser Vorteil ist: Wir sind schnell, flexibel und hören den Bedürfnissen unserer Kunden genau zu. Neue Funktionen in WILSON entstehen deshalb oft direkt aus Kundenwünschen. So sichern wir eine hohe Relevanz und einen echten Nutzen der Software. Zudem bieten wir Support und regelmäßige Schulungen in kleinen Gruppen an, damit die Einführung von WILSON bei unseren Kunden reibungslos verläuft. Unser Anspruch ist es, nicht nur Software bereitzustellen, sondern auch partnerschaftlich zu beraten.

Wie bleiben Sie am Ball, um auch in Zukunft das Gespür für den Bedarf Ihrer Kunden nicht zu verlieren?

Indem wir immer nah dranbleiben – an den Menschen und am Markt. Wir hören unseren Nutzer/-innen vor allem aktiv zu, nehmen Impulse aus der Praxis auf und entwickeln WILSON mit unseren Kunden gemeinsam weiter. Nur wer regelmäßig fragt, was wirklich gebraucht wird, kann dauerhaft Lösungen liefern, die funktionieren und zukunftsfähig sind; genau das setzen wir mit WILSON um.

Über Menlo79:
Menlo79 ist ein Unternehmen mit über 35 Jahren Erfahrung in den Bereichen Mobilität, Transport und Logistik. Das Team setzt sich aus Expertinnen und Experten zusammen, die die Branche aus erster Hand kennen. Seit 2019 treibt Menlo79 die Entwicklung von WILSON voran – der cloudbasierten Softwarelösung zur intelligenten, unternehmensübergreifenden Steuerung und Disposition. Gegründet von ehemaligen Mitarbeitenden der Deutschen Bahn mit dem Ziel, die Digitalisierung und Wettbewerbsfähigkeit der Branche zu fördern, verbindet Menlo79 technologische Expertise mit einem praxisnahen Verständnis für die Anforderungen des Arbeitsalltags. Das Unternehmen zeichnet sich durch seine schlanke Struktur, hohe Flexibilität und Kundennähe aus. So gelingt es Menlo79, Kunden bereits in der Analyse- und Onboarding-Phase zu begleiten und neue Funktionen in WILSON agil und passgenau auf Basis von Kundenbedürfnissen zu entwickeln. Das Ziel ist es, mit WILSON sowohl die Wirtschaftlichkeit als auch die Mitarbeiterzufriedenheit in anspruchsvollen Einsatzfeldern nachhaltig zu verbessern.