eWarenhaus Berlin: Best Practice zur Digitalisierung von Einkaufsprozessen

Als zweitgrößter Arbeitgeber des Landes mit rund 26.000 Mitarbeitern und einem jährlichen Haushaltsbudget von 1,8 Milliarden Euro spielt die Polizei Berlin eine Schlüsselrolle in der Verwaltung. Ihr Einkauf verwaltet ein unmittelbar beeinflussbares Auftragsvolumen von über 125 Millionen Euro jährlich. Dabei ist der Einkauf nicht nur auf Kostenoptimierung ausgerichtet, sondern auch strategisch eng mit den einsatztaktischen Erfordernissen der Behörde verbunden.

Das bisherige analoge Bestellsystem der Berliner Polizei war nicht mehr zeitgemäß. Medienbrüche, ineffiziente Abläufe und ein hoher manueller Aufwand bestimmten das Geschehen. Ein grundlegender Wandel war notwendig, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig Synergien zwischen Dienststellen und Lieferanten zu schaffen.

Ein zentrales Ziel des Digitalisierungsprojekts war es, das eWarenhaus Berlin als Standardverfahren für Abrufe aus den Sammelbestellverfahren des Landesverwaltungsamtes Berlin zu etablieren. Gleichzeitig galt es, die Lösung zukunftssicher zu gestalten und den Betrieb langfristig zu gewährleisten. Hierfür war eine umfassende technische und organisatorische Transformation erforderlich.

Die Einführung des eWarenhauses Berlin war technisch anspruchsvoll und organisatorisch herausfordernd. Technisch galt es insbesondere, eine reibungslose Integration in das vorhandene Haushalts- und Kassensystem sicherzustellen. Die Implementierung von Datenrouten musste strengen Sicherheitsvorgaben entsprechen und war somit ebenfalls komplex. Zudem sollten Bestellungen unmittelbar mit den Haushaltsmitteln verknüpft werden.

Die organisatorische Komponente des Projekts war nicht weniger bedeutsam. Die Einführung des eWarenhauses erforderte eine Umstellung etablierter Arbeitsweisen. Mitarbeiter mussten von den Vorteilen des neuen Systems überzeugt werden, was eine intensive Kommunikation und Schulung erforderte. Besonders der Abschied von gewohnten Arbeitsmitteln wie Excel-Tabellen stellte für viele eine Hürde dar. Hier war Fingerspitzengefühl gefragt, um die Akzeptanz für die neuen Prozesse zu fördern.

Eine enge Abstimmung mit dem Landesverwaltungsamt Berlin war ebenfalls essenziell. Gemeinsam wurde das eWarenhaus berlinweit implementiert und sukzessive an die Anforderungen der verschiedenen Dienststellen angepasst. Parallel dazu wird kontinuierlich an der Erweiterung des Warensortiments gearbeitet, um die Flexibilität und den Nutzen des Systems weiter zu steigern.

Die Ergebnisse des Projekts sprechen für sich. Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses hat zu einer spürbaren Entlastung des Personals geführt. Gleichzeitig wurden strategische Potenziale erschlossen, etwa durch die Kombination von Rahmenverträgen mit einem integrierten EU-Marktplatz. Die Vorgehensweise hat sich als besonders effizient erwiesen. Somit ist das Modell auch für weitere Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene geeignet.

Experten aus Baden-Württemberg begleiteten die Umsetzung

Für die technische Umsetzung und Unterstützung war die TEK-SERVICE AG mit Sitz in Lörrach verantwortlich. Das Unternehmen ist bereits seit dem Jahr 2000 bundesweit tätig und spezialisiert auf Einkaufsdienstleistungen für die öffentliche Hand. Mit webbasierten Technologien, umfangreichem Fachwissen und maßgeschneiderten Services ermöglicht die TEK-SERVICE AG eine effiziente Abwicklung von E-Einkauf, E-Ausschreibung und E-Abrechnung.

Die Stärke der TEK-SERVICE AG liegt darin, bewährte Lösungen bereitzustellen, die den spezifischen Anforderungen ihrer Kunden entsprechen. Dabei stehen Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten und Vergabekonformität im Vordergrund. Ebenso legt das Unternehmen großen Wert auf Nachhaltigkeit und Regionalität im Einkauf sowie die Entlastung von Personal durch digitale Prozesse.

Ein zentraler Aspekt des Ansatzes der TEK-SERVICE AG ist die Zusammenarbeit mit Verwaltungen auf allen Ebenen. Ob Rathäuser, Kreisverwaltungen oder landesweite Kooperationen – die Lösungen sind flexibel und können an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden. Die enge Zusammenarbeit mit den Kunden gewährleistet, dass die eingeführten Systeme nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig sind.